9 Tips für bessere E-Mails

1) Kurz und bündig

E-Mails sollen keine ausführlichen Briefe ersetzen. Fassen Sie sich kurz und schreiben Sie übersichtlich. Sollte es doch einmal länger werden, so achten Sie auf eine saubere Struktur und trennen Sie Ihre E-Mails in sinnvolle kurze Absätze.

2) Betreff nicht vergessen

Ein aussagekräftiger Betreff ist zwingend erforderlich. Nicht nur SPAM-Filter, sondern auch die Empfänger bearbeiten täglich zig E-Mails. Diese lassen sich leicht zuordnen und werden oftmals schneller bearbeitet. Nachrichten ohne Betreff werden häufig ignoriert.

3) Rechtschreibung beachten

Was für eine Brief gilt, gilt für eine E-Mail schon lange. Auch wenn es schnell gehen muss, korrekte Orthographie erleichtert das Lesen ungemein. Fast jedes E-Mail-Programm unterstützt Sie bei dieser Aufgabe.

4) Gute Manieren

Unpersönliche Anredeformen wie “Hallo”, das Duzen persönlich nicht bekannter Empfänger, sowie andere umgangssprachliche Floskeln sollte man besser vermeiden. Ein “Sehr geehrte Frau XY…” öffnet Türen.

5) Großbuchstaben?!

Wer Großbuchstaben schreibt, gilt allgemein als Schreihals. Neben der verlorenen Lesbarkeit sind sie auch als Hervorhebung ungeeignet.

6) Kryptische Abkürzungen

Sollten vermieden werden. “Mit freundlichem Gruß” liest sich doch besser als “MfG”

7) Empfangsbestätigungen

Sind einfach nur nervig, wenn sie für alltägliche E-Mails verwendet werden. Denken Sie immer daran, wie viele E-Mails Sie bekommen.

8) Dateianhänge

Sollten klein gehalten werden und in einem für den Empfänger lesbaren Format versendet werden. Größere Anhänge sollte man ankündigen. Oftmals werden diese ab einer bestimmten Größe vom Server des Empfängers automatisch abgelehnt.

9) Visitenkarte ist Pflicht

Eine gute Visitenkarte garantiert nicht nur die Erreichbarkeit via E-Mail. Trotzdem empfiehlt sich die Angabe der E-Mail-Adresse auch in der Signatur.

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